拖啊拖~ 不能再这么拖下去了!

一转眼,2022年的进度已经接近50%了。

但,年初拟定的工作计划完成了多少?

是不是每次一到准备开始工作时,经常会被各种因素干扰,导致工作效率下降?

是不是每天都在努力埋头工作,却发现待办的工作事情越做越多,又不知道该从何做起?

明明工作很急,但就是不知道怎么做?

每天工作计划安排的内容很满,遇到临时加塞的工作内容,人直接就崩溃了。

在工作中,我们经常会遇到这些各种情况的发生,导致我们的工作很难高效推进。

加上本身每天的繁琐工作已经很累了,一心只想拖延摸鱼。

但,工作进度等不起啊!!

有没有什么既能够让我们专心工作,也能够节省时间、快速推进后续的工作进度?

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将工作按照轻重缓急进行分类和计划完成

我们经常在抱怨,每天的工作很多很杂,自己都快忙不过来了。

每天一到公司打完卡之后就开始埋头工作。

但你有没有发现这样的问题,有些工作实际上对你来说意义并不大,但这项工作内容非常繁琐,需要花费大量的时间完成。

所以,在这里,我们可以通过四象限法则将工作内容按照重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不紧急也不重要这四个维度进行划分,排列出工作计划的优先级,将每天有限的时间用在刀刃上,甚至还能挤出一点时间来摸鱼。

四象限法则是一个2×2的方形矩阵,横轴有经济和不紧急两种类型,纵轴有重要和不重要2种类型,最终组合成上述4种工作属性,我们将工作通过四象限法则进行归类,最终得出工作的优先级。

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重要且紧急:马上处理的工作;

紧急但不重要:虽然是紧急,但还是将重要且紧急的工作做好之后再着手这一类工作的安排,或是明确这类工作内容完成交付的时间期限后,再安排时间去进行;

不紧急但重要:这类工作可以稍晚些完成,或者将寻求同事的协同完成;

不紧急也不重要:这一类工作我们需要放在最后去做,但是在完成了前面的工作之后,没有其他工作安排的时候再去进行;

通过四象限法则将工作进行分类和优先级排序后,帮助我们更加专注于重要且影响工作目标进度的工作中。另外,通过这样的方式,在进行工作梳理中,对于下一步的工作也更加清晰、明确。分类后也马上知道该处理紧急且重要的工作。

分批进行工作执行

分批对工作内容的处理是提升工作效率的秘密武器。长期专注于同类工作可以提高工作效率,避免每天无限发散的思绪,和感到工作的焦虑。

但是,分批处理需要提前计划好哪些工作,这样可以节省以后的工作时间,也可以保证不用切换工作模式。对工作计划进行分批处理的过程中,可借助于番茄工作方法,切割固定长度的时间,专心在工作和休息中,将注意力聚焦在即将进行的工作任务之中。

番茄工作法:计时器设定25分钟左右。当计时器响起时,短暂休息5分钟,以25+5分钟为1个单位,重复4次之后,休息25-30分钟。

有效进行专注、深度的工作

有些工作可以在嘈杂的环境中与同事沟通下完成,但有些工作则需要注意力的高度集中才能顺利完成。前者属于浅层的工作,如处理文档等,而后者则属于深度工作,如数据分析、方案规划等等。

当谈到分心时,区分出浅层工作内容和深层工作内容非常重要。在浅层工作中,你可能不需要非常专注。如果你在进行制定工作方案、撰写文章、数据分析和其他深度工作内容时,分心和工作模式的切换是完成工作的一大障碍。如果你想尝试进行深度工作,可以先用5-10分钟可以快速浏览、梳理一些待办事项清单,对工作进行分类,然后在高效的时间内完成深入的工作。

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找到可行性较高的工作目标

有了可以实现的目标,工作的精力集中就容易多了,那么如何设定目标呢?

在这里可以通过SMART法则来进行目标的设定。SMART法则中包括具体的(Specific)、可被量化的(Measurable)、可达成的(Achievable)、现实的(Realistic)、有期限的(Time-related)。

除集中注意力外,设定目标还具有以下优势:

触发相关工作行为;

引导注意力;

让你保持动力;

促进自我控制。

通过以上几点技巧,希望能够有效帮助职场人在后续的工作中脱离工作拖延症,高效完成工作,远离无效的加班。

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